Ausschreibungsbetreuung für Baumpflegearbeiten

Ausschreibungsbetreuung für Baumpflegearbeiten – fachlich eindeutig und nachvollziehbar

Eine Ausschreibung für Baumpflegearbeiten muss mehr leisten als einzelne Tätigkeiten aufzuzählen. Sie sollte den Leistungsumfang, die fachlichen Anforderungen, die örtlichen Bedingungen, die gewünschte Qualität und die Grundlagen für Aufmaß, Abnahme und Abrechnung eindeutig beschreiben.

Das Baumsachverständigenbüro Alexander Kraus unterstützt öffentliche, gewerbliche und private Auftraggeber bei der Vorbereitung, Prüfung und Begleitung von Ausschreibungen rund um Bäume, Baumpflege, Baumkontrollen, Baumkataster und Baumschutzmaßnahmen.

Auch ausführende Fachunternehmen können Unterstützung benötigen, wenn Leistungsverzeichnisse, besondere Vertragsbedingungen, Kalkulationsgrundlagen oder formale Anforderungen öffentlicher Auftraggeber geprüft und fachlich eingeordnet werden sollen.

Warum eine fachgerechte Ausschreibung entscheidend ist

Unklare oder unvollständige Leistungsbeschreibungen führen dazu, dass Unternehmen auf unterschiedlichen Grundlagen kalkulieren. Angebote sind dann häufig nur scheinbar vergleichbar.

Fehlen wichtige Angaben zu Baumgrößen, Standorten, Zugänglichkeit, Arbeitsverfahren, Verkehrssicherung oder Entsorgung, zeigen sich die Folgen oft erst nach der Vergabe oder während der Ausführung.

Typische Folgen einer unzureichend vorbereiteten Ausschreibung sind:

• schwer vergleichbare Angebote
• fehlende oder doppelt erfasste Leistungen
• unterschiedliche Annahmen der Bieter
• unerwartete Nachträge
• Streit über den vereinbarten Leistungsumfang
• ungeeignete oder nicht abgestimmte Arbeitsverfahren
• Probleme bei Aufmaß, Abnahme und Abrechnung
• Verzögerungen und zusätzliche Kosten

Eine sorgfältig vorbereitete Ausschreibung schafft dagegen eine gemeinsame fachliche Grundlage. Alle Beteiligten können besser erkennen, welche Leistungen erwartet werden und nach welchen Kriterien die Ausführung später beurteilt wird.

Ausschreibungen für Baumpflege, Baumkontrollen und Baumschutz

Bei Arbeiten an Bäumen reichen allgemeine Formulierungen wie „Baum schneiden“, „Krone einkürzen“ oder „Baum kontrollieren“ in der Regel nicht aus. Solche Begriffe lassen wesentliche Fragen offen und ermöglichen unterschiedliche Auslegungen.

Je nach Aufgabenstellung können unter anderem folgende Angaben erforderlich sein:

• Baumart, Baumgröße und Standort
• Anzahl und Zugänglichkeit der Bäume
• Ausgangszustand und bekannte Schäden
• Ziel der vorgesehenen Maßnahme
• Art und Umfang der auszuführenden Arbeiten
• erforderliche Arbeitsverfahren und Qualifikationen
• notwendige Verkehrs- und Baustellensicherung
• Umgang mit Schnittgut, Stammholz und sonstigem Material
• natur- und artenschutzrechtliche Rahmenbedingungen
• Dokumentations- und Nachweispflichten
• Ausführungszeiträume und Pflegeintervalle
• Grundlagen für Aufmaß, Abnahme und Abrechnung

Bei Bedarf werden auch einschlägige fachliche Regelwerke und technische Vorgaben berücksichtigt, beispielsweise Anforderungen aus der FLL-ZTV-Baumpflege, der FLL-Baumkontrollrichtlinie, der DIN 18920 oder dem R SBB.

Ziel ist kein unnötig umfangreiches Leistungsverzeichnis, sondern eine eindeutige, verständliche und praktisch umsetzbare Beschreibung.

Unsere Leistungen bei der Ausschreibungsbetreuung

Der Umfang unserer Unterstützung wird auf das Projekt, die vorhandenen Unterlagen und die vorgesehene Vergabe abgestimmt.

Unsere Leistungen können insbesondere umfassen:

• Beratung bei öffentlichen, gewerblichen und privaten Ausschreibungen
• Vorbereitung und Erstellung von Leistungsverzeichnissen
• fachliche Prüfung vorhandener Leistungsbeschreibungen
• Beschreibung von Baumpflege-, Baumkontroll- und Baumschutzmaßnahmen
• Ausschreibung von Pflanz-, Pflege- und Sanierungsarbeiten
• Erfassung von Mengen, Standorten und Rahmenbedingungen
• Gliederung der Leistungen in nachvollziehbare Positionen
• Festlegung geeigneter Qualitäts- und Dokumentationsanforderungen
• Unterstützung bei der Strukturierung von Angeboten
• fachliche Unterstützung bei Urkalkulationen
• Prüfung der fachlichen Vergleichbarkeit eingegangener Angebote
• Begleitung der fachlichen Angebotsauswertung
• Unterstützung bei Aufmaß, Abnahme und Rechnungsprüfung
• Kontrolle und Dokumentation ausgeführter Arbeiten

Erstellung und Prüfung von Leistungsverzeichnissen

Das Leistungsverzeichnis ist ein zentraler Bestandteil jeder Ausschreibung. Es muss die vorgesehenen Arbeiten so beschreiben, dass fachkundige Unternehmen den erforderlichen Aufwand erkennen und auf einer möglichst einheitlichen Grundlage kalkulieren können.

Wir unterstützen Auftraggeber dabei, die benötigten Leistungen sinnvoll zu gliedern und verständlich zu formulieren. Vorhandene Leistungsverzeichnisse können fachlich geprüft, überarbeitet und ergänzt werden.

Dabei betrachten wir unter anderem folgende Fragen:

• Ist das Ziel der ausgeschriebenen Maßnahme eindeutig beschrieben?
• Sind die örtlichen Bedingungen ausreichend berücksichtigt?
• Können Mengen und Leistungen nachvollziehbar kalkuliert werden?
• Sind Haupt- und Nebenleistungen voneinander abgegrenzt?
• Sind die geforderten Qualitätsstandards überprüfbar?
• Sind erforderliche Schutz-, Sicherungs- und Dokumentationsmaßnahmen enthalten?
• Ist die spätere Abnahme auf Grundlage der Ausschreibung möglich?
• Bestehen Widersprüche oder vermeidbare Auslegungsspielräume?

Ein fachlich brauchbares Leistungsverzeichnis muss vollständig, prüfbar, praktisch ausführbar und für alle Beteiligten nachvollziehbar sein.

Unterstützung für ausführende Fachunternehmen

Auch erfahrene Fachunternehmen können bei öffentlichen oder umfangreichen privaten Ausschreibungen vor besonderen Herausforderungen stehen. Neben der fachgerechten Ausführung müssen formale Vorgaben, Fristen, Nachweise, Kalkulationsgrundlagen und besondere Vertragsbedingungen berücksichtigt werden.

Wir unterstützen Unternehmen dabei, ausgeschriebene Leistungen fachlich zu erfassen und die Kalkulation nachvollziehbar aufzubauen. Dabei kann beispielsweise geprüft werden, ob:

• alle ausgeschriebenen Teilleistungen berücksichtigt wurden
• die vorgesehenen Arbeitsverfahren geeignet sind
• Personal-, Maschinen- und Gerätekosten plausibel angesetzt wurden
• Baustelleneinrichtung und Verkehrssicherung einbezogen sind
• Transport-, Entsorgungs- und Nebenkosten erfasst wurden
• besondere Risiken oder Erschwernisse erkennbar sind
• die Kalkulation der einzelnen Positionen nachvollziehbar dargestellt werden kann

Die Entscheidung über Preise, Zuschläge und die endgültige Angebotsabgabe verbleibt beim anbietenden Unternehmen.

Urkalkulationen und Positionskalkulationen

Bei bestimmten Vergabeverfahren kann der Auftraggeber eine Urkalkulation oder eine nähere Erläuterung einzelner Einheitspreise verlangen. Eine nachvollziehbar aufgebaute Kalkulation hilft dabei, die Preisbildung transparent darzustellen und Rückfragen sachlich zu beantworten.

Je nach Aufgabenstellung können unter anderem folgende Kostenbestandteile betrachtet werden:

• Lohn- und Personalkosten
• Maschinen- und Gerätekosten
• Hubarbeitsbühnen, Krane und Spezialtechnik
• An- und Abfahrt
• Baustelleneinrichtung
• Verkehrs- und Arbeitssicherung
• Material- und Verbrauchskosten
• Transport und Entsorgung
• Nachunternehmerleistungen
• betriebliche Zuschläge
• standortbedingte Erschwernisse

Dabei geht es nicht darum, einen bestimmten Preis vorzugeben. Ziel ist eine fachlich nachvollziehbare und in sich schlüssige Kalkulationsgrundlage.

Fachliche Prüfung und Auswertung von Angeboten

Der niedrigste Angebotspreis allein sagt nichts darüber aus, ob der ausgeschriebene Leistungsumfang vollständig erfasst wurde und fachgerecht ausgeführt werden kann.

Bei der fachlichen Angebotsprüfung kann untersucht werden, ob:

• die Angebote denselben Leistungsumfang enthalten
• wesentliche Positionen fehlen oder auffällig niedrig angesetzt wurden
• angebotene Arbeitsverfahren den Anforderungen entsprechen
• erforderliche Qualifikationen und Nachweise vorliegen
• Alternativvorschläge fachlich geeignet sind
• Preisunterschiede durch unterschiedliche Leistungsannahmen entstehen
• erkennbare Risiken für Nachträge oder Qualitätsmängel bestehen

Die fachliche Auswertung schafft eine zusätzliche Entscheidungsgrundlage für den Auftraggeber. Eine Rechtsberatung oder vergaberechtliche Beratung wird dadurch nicht ersetzt.

Begleitung und Kontrolle während der Ausführung

Eine sorgfältig vorbereitete Ausschreibung bildet zugleich die Grundlage für die spätere Leistungskontrolle. Auf Wunsch begleiten wir die Arbeiten auch nach der Vergabe.

Dabei kann geprüft und dokumentiert werden, ob:

• die vereinbarten Leistungen vollständig ausgeführt wurden
• die festgelegten Arbeitsverfahren eingehalten werden
• Abweichungen vom Leistungsverzeichnis bestehen
• zusätzliche Leistungen fachlich erforderlich waren
• Mengen und Aufmaße nachvollziehbar sind
• erkennbare Mängel vorliegen
• die vereinbarten Dokumentationspflichten erfüllt wurden

Durch eine begleitende Kontrolle können Unklarheiten frühzeitig erkannt und sachlich dokumentiert werden. Das erleichtert die Kommunikation zwischen Auftraggeber, Planung und ausführendem Unternehmen.

Leistungsbereiche rund um Bäume und Grünflächen

Unsere Ausschreibungsbetreuung kann unter anderem folgende Leistungsbereiche betreffen:

• Baumkontrollen und Baumkataster
• eingehende Baumuntersuchungen
• Baumpflege und Kronenpflege
• Totholzbeseitigung und Herstellung des Lichtraumprofils
• Kroneneinkürzungen und Kronensicherungen
• Baumfällungen und Kranfällungen
• Wurzelraumschutz und Baumschutz auf Baustellen
• Baumpflanzungen und Entwicklungspflege
• Jungbaumpflege
• Maßnahmen im Zusammenhang mit dem Eichenprozessionsspinner
• Hecken- und Gehölzpflege
• Grünflächenpflege
• Verkehrs- und Absperrmaßnahmen
• Dokumentations- und Kontrollleistungen

Auch umfangreiche oder kombinierte Ausschreibungen mit mehreren Leistungsbereichen können fachlich gegliedert und vorbereitet werden.

Unser Vorgehen bei der Ausschreibungsbetreuung

Zu Beginn klären wir die Aufgabenstellung, die vorhandenen Unterlagen und das gewünschte Ergebnis. Je nach Projekt können anschließend Ortsbesichtigungen, Bestandsaufnahmen oder die Auswertung vorhandener Baumkataster, Pläne, Gutachten und Pflegekonzepte erforderlich sein.

Auf dieser Grundlage werden die erforderlichen Leistungen gegliedert und fachlich beschrieben. Offene Punkte stimmen wir mit dem Auftraggeber ab. Bei Bedarf begleiten wir anschließend auch die Angebotsprüfung, die fachliche Vergabevorbereitung und die Ausführung.

So entsteht eine durchgängige fachliche Grundlage von der ersten Aufgabenbeschreibung über das Leistungsverzeichnis bis zur Kontrolle der ausgeführten Arbeiten.

Vollständige Informationen schaffen belastbare Ergebnisse

Unsere Leistung kann nur so belastbar sein wie die Informationen, die zur Verfügung stehen. Je genauer die Ausgangslage, die gewünschte Leistung und die maßgeblichen Rahmenbedingungen beschrieben werden, desto eindeutiger kann das Ergebnis ausfallen.

Fehlende Angaben, unbekannte Standortbedingungen oder nachträgliche Änderungen können sich auf Leistungsumfang, Mengen und Kalkulation auswirken. Deshalb legen wir Wert auf eine offene Abstimmung und eine nachvollziehbare Dokumentation der zugrunde gelegten Informationen.

Fachliche Betreuung mit Erfahrung aus Planung und Praxis

Eine gute Ausschreibungsbetreuung erfordert sowohl Fachwissen als auch Erfahrung mit der praktischen Ausführung. Leistungen müssen fachlich richtig beschrieben, wirtschaftlich kalkulierbar und später eindeutig kontrollierbar sein.

Das Baumsachverständigenbüro Alexander Kraus verbindet langjährige Erfahrung in der Baumpflege mit sachverständiger Beratung und praxisbezogener Ausschreibungsbetreuung.

Sie möchten Baumpflegearbeiten, Baumkontrollen oder Baumschutzmaßnahmen ausschreiben? Sie benötigen Unterstützung bei einem Leistungsverzeichnis, einer Positionskalkulation oder der fachlichen Prüfung von Angeboten?

Nehmen Sie Kontakt mit dem Baumsachverständigenbüro Alexander Kraus auf. Wir besprechen die Aufgabenstellung und klären, welche Unterlagen und Leistungen für eine eindeutige und belastbare Ausschreibung erforderlich sind.

Ausschreibung oder Leistungsverzeichnis prüfen lassen

Baumsachverständigenbüro Alexander Kraus
Am Grünen Hang 14
65594 Runkel

Telefon: 06431 9778411
E-Mail: a.kraus@baumsachverstaendiger.info

Weitere Informationen zu öffentlichen Ausschreibungen in Hessen finden Sie in der Hessischen Ausschreibungsdatenbank.